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Message URL kopieren mit einem Shortcut

Über den Sinn, eine Message URL von einer Mail zu kopieren, um sie in anderen Programmen weiter zu verwenden und jederzeit Zugriff auf eine bestimmte Mail zu haben, hatte ich ja bereits berichtet (u.a. hier).

Auf dem Tablet oder Smartphone war das bisher immer etwas schwierig… Mit der App Dispatch war das möglich, allerdings wird die App nicht mehr weiter entwickelt (so scheint es) und außerdem können verschlüsselte Mail nicht verarbeitet werden, was hier inzwischen fast die Hälfte der Kommunikation ausmacht.

Daher muss eine andere Lösung her, die mit Boardmitteln funktioniert.

Und auf dem iPads geht das jetzt. Mit dem folgenden Workflow/Shortcut, den ich als Icon im Dock gespeichert habe, kann ich eine Mail aus der Mail.app auf das Script ziehen und bekomme einen Link auf die Mail in die Zwischenablage, schön formatiert (→ Mail), sodass ich den Verweis z.B. in Evernote direkt in eine Notiz einfügen kann.

Nach dem Einfügen habe ich in der Notiz einen direkt Link zur Mail. Egal auf welcher Plattform ich unterwegs bin (Desktop, Smartphone, Tablet).
Leider geht der Workflow in dieser Art (noch?) nicht auf dem iPhone. Oder hat jemand eine Idee, wie man das umsetzen könnte?

Den Workflow gibt es hier.

MessageID → Evernote

Das Script, welches die MessageID einer ausgewählten Mail kopiert und als eine HTML-Notiz in Evernote absichert, hatte ich schonmal vorgestellt.

(Hintergrund:
Ich möchte nicht immer die ganzen Mails nochmal in Evernote importieren, sondern gerne einfach aus einer Notiz in Evernote auf die Mail verlinken, sodass ich sie – auf allen Endgeräten – direkt aus Evernote im Mail Programm öffnen kann. Da Evernote das URL-Schema „message://…“ noch nicht nativ unterstützt und man daher die MessageID nicht direkt kopieren und einsetzen kann, ist der Klimmzug über eine HTML-Formatierung nötig. Immerhin funktioniert das zuverlässig.)

Das Script habe ich jetzt um eine Zeile ergänzt, um die so generierte Notiz in ein Notizbuch zu verschieben. Auf diese Weise ist sie direkt abgelegt und ich muss sie nicht aus der @Inbox händisch verschieben oder löschen.

Neu ist die Zeile:

move theNewNote to notebook „Mails“

(mehr …)

Mailfilter

Eben erstmals einen Mailfilter in Betrieb genommen. Hoffe, dass er funktioniert und Mails weiterhin zugestellt werden… Naja, ist ja sonst erstmal nur mein eigener Server.

Dokumentation der ubernauten (wie immer genial):

Wichtig (und für mich aus der Doku nicht direkt entnehmbar): Für jeden Benutzer, der ein eigenes Postfach hat (vmail), muss im Home-Verzeichnis eine zusätzliche .qmail Datei in der Form .qmail-benutzer angelegt werden, die maildrop auf dem Mailfilter leitet.

nano .qmail-benutzer

Inhalt der Datei:

|maildrop $HOME/.mailfilter

Mail → Zwischenablage

Kleines Update für den Mail-Workflow: Message-URLs in die Zwischenablage kopieren geht natürlich auch – nicht nur direkt in Evernote oder OmniFocus (wie hier beschrieben).

Guido und ich habe uns heute zusammengesetzt und ein wenig probiert. Das Ergebnis ist ein kleines Script, das als Dienst unter Mac OS X in Mail.app läuft und die Message-URL in die Zwischenablage kopiert. Das ganze aber nicht als unformatierte URL (was ich einfach unschön finde), sondern im Format „(siehe Mail)„.

Ideengeber für die Scripts sind folgende Quellen:

Download des Scripts:

Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script