Ordneraktionen fürs papierfreie Büro

Die Ordneraktionen von Mac OS X sind eine klasse Sache – und werden doch nur selten genutzt. Für das Digitalisieren von Papierdokumenten nutze ich die Ordneraktionen – oder zum Aufräumen der Festplatte. Folgend zwei Beispiele:

Vom Scanner direkt in Evernote

Papier, das im Laufe des Tages bei mir in der Tasche oder im Briefkasten aufschlägt und das ich gerne ablegen möchte, scanne ich ein. Meist landet es danach in Evernote, sodass ich es bei Gelegenheit über die Textsuche schnell wiederfinden kann. Die eingebaute Texterkennung von Evernote – die keine echte OCR Software ersetzt – erkennt auch handschriftliche Notizen, sodass Skizzen auf Papier schnell ins digitale Gedächtnis gefüllt und bei Bedarf abgerufen werden können.

Den Scanner, ein Brother 8085DN,  habe ich so konfiguriert, dass er über FTP direkt auf das MacBook scannt. Früher habe ich alles auf den Schreibtisch scannen lassen, und von dort dann händisch verteilt. Man kann es sich aber noch etwas einfacher machen, wenn die Daten wirklich nur ins Archiv in Evernote wandern sollen.

Auf dem Scanner habe ich dafür ein Profil „evernote“ angelegt, welches die Datei nicht auf dem Schreibtisch speichert, sondern in den Ordner „~/Documents/2Evernote“.

Den Ordner „2Evernote“ habe ich dann mit einer Ordneraktion belegt, die man an verschiedenen Stellen im Netz finden kann (zum Beispiel hier). Das Script speichert man am Besten direkt in den entsprechenden Ordner in „~/Library/Library/Scripts/Folder Action Scripts“. Danach geht man zu dem Ordner „2Evernote“, rechtsklick auf das Ordnersymbol und im Menu unter „Dienste“ dann „Orderaktionen konfigurieren…“ auswählen. In der Liste sollte das Script „Send to Evernote“ erscheinen. Auswählen und nochmal überprüfen, ob auch die Häkchen gesetzt sind, dass die Ordneraktionen aktiviert sind. Von hier aus kann man das Script auch bearbeiten und zum Beispiel den Ordner angeben, in den eine Datei in Evernote geschoben werden soll (bei mir heißt er „@inbox“).

Jetzt werden alle Dokumente, die in den Ordner gelegt werden, automatisch in Evernote importiert. Schonmal prima.

Das Problem ist, dass der Ordner nach und nach zumüllen wird, weil die Dokumente zwar importiert, aber nicht gelöscht werden. Um das Problem zu lösen, habe ich mir einen Workflow in Automator erstellt, der das Verzeichnis immer wieder löscht. Sinnvollerweise wird – bei richtiger Benennung – das Script erst ausgeführt, wenn der Import abgeschlossen ist. Der Workflow kann hier heruntergeladen und dann in das Verzeichnis „~/Library/Workflows/Applications/Folder Actions/“ gelegt werden.

OmniFocus Backups löschen

OmniFocus hat bei mir auf der Festplatte eine Müllhalde an Backups hinterlassen. Offensichtlich funktioniert die Bereinigung des Backup Verzeichnisses über OmniFocus selber nicht richtig. Folgendes Script als Ordneraktion sorgt nun seit ein paar Wochen dafür, dass bei jedem neuen Backup kurz überprüft wird, wie alt die bisherigen Backups sind und dann alle Backups löscht, die älter als eine Woche sind. Zusammen mit der TimeMaschine fühle ich mich ausreichend sicher.

OmniFocus Backups löschen.workflow